Démo Interface d'Administration

1. Écran de connexion / inscription 🔐

La page « Connexion ou Inscription au Fonds Documentaire » est le point d’entrée de l’application. Elle permet :

• aux utilisateurs disposant d’un compte de se connecter ;
• aux nouveaux venus de créer un compte visiteur ;
• de gérer les mots de passe oubliés et la confirmation d’e-mail.

Selon les droits accordés par l’administrateur, votre compte peut offrir un accès simple « visiteur » ou des droits avancés (ex. : gestion du Fonds Documentaire côté administrateur).

1.1. Onglet « Connexion »

Par défaut, l’onglet Connexion est sélectionné. Le formulaire se compose des éléments suivants :

Nom d’utilisateur

Saisissez votre identifiant de connexion.
Il s’agit généralement du nom d’utilisateur choisi lors de l’inscription ou communiqué par l’administrateur.

Mot de passe

Entrez votre mot de passe associé au compte.
Le bouton en forme d’œil à droite du champ permet d’afficher ou de masquer temporairement le mot de passe (pratique pour vérifier la saisie 😊).

Vérification anti-robot

Une petite opération mathématique (par exemple 2 + 9 =) est affichée. Saisissez le résultat de l’addition dans le champ prévu à cet effet.
Cette étape permet de sécuriser l’accès et de bloquer les robots 🤖. Le bouton de rechargement à droite permet de générer une nouvelle opération si nécessaire.

Une fois tous les champs renseignés correctement, cliquez sur le bouton « Se connecter ». En cas d’identifiants valides, vous êtes redirigé vers l’espace adapté à votre profil (visiteur ou interface d’administration suivant vos droits).

1.2. Liens utiles

• Mot de passe oublié ?
  Permet de lancer la procédure de réinitialisation de votre mot de passe. Vous recevrez un e-mail avec un lien sécurisé pour en définir un nouveau.
• Créer un compte visiteur
  Ouvre le formulaire d’inscription (onglet Inscription) afin de créer un compte de base. Le profil par défaut est un profil visiteur. Pour obtenir des droits supplémentaires (gestion du fonds, administration), il faudra contacter l’administrateur.
• Pas reçu l’e-mail de confirmation ?
  Si vous venez de créer un compte mais n’avez pas reçu le message de validation, ce lien permet de renvoyer un e-mail de confirmation à l’adresse indiquée lors de l’inscription.
• Contactez l’administrateur
  Ce lien s’adresse aux utilisateurs ayant besoin d’aide (problème de connexion, changement d’adresse e-mail, demande de droits supplémentaires, etc.).

Note : pour des raisons de sécurité, plusieurs tentatives de connexion infructueuses peuvent entraîner un blocage temporaire de votre compte ou de votre adresse IP ⚠️. En cas de difficulté persistante, utilisez le lien « Contactez l’administrateur ».

2. Tableau de bord – Administration du Fonds documentaire 🧭

Après authentification avec un compte disposant des droits d’administration, vous accédez à l’écran « Administration du Fonds documentaire ». Cet écran constitue le point d’entrée principal pour rechercher, filtrer et gérer l’ensemble des notices du fonds.

2.1. Barre de navigation principale

En haut de l’interface, une barre violette regroupe les principaux menus :

• Accueil : revient à ce tableau de bord d’administration.
• Gestion de la base : accès aux modules de gestion des notices (livres, périodiques, images, etc., selon la configuration).
• Ajouter : permet de créer rapidement une nouvelle notice dans le fonds documentaire.
• Voir Fonds : ouvre la vue « front-office » du fonds, telle qu’elle est présentée aux visiteurs.
• Outils : menu déroulant regroupant les outils techniques (cache, médiathèque, purge, recherche/remplacement, etc., voir §2.4).
• Configuration : paramètres globaux de l’application (options du site, modules activés, etc.).
• Mon Profil : permet de modifier vos informations personnelles (nom, e-mail, mot de passe, préférences).
• Quitter : déconnexion sécurisée de l’administration.

2.2. Zone de recherche principale

La partie centrale de la page est dédiée à la recherche dans le fonds. Tout en haut du bloc, un champ « Recherche libre » permet de lancer une recherche plein texte sur plusieurs champs à la fois.

Recherche libre

Saisissez un mot ou une expression (titre, résumé, mots-clés, auteur, rubrique, sous-rubrique, thématique…).
Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » pour lancer la recherche ou appuyez sur la touche Entrée.

Bouton « Réinitialiser »

Le bouton « Réinitialiser » permet de vider tous les filtres (recherche libre + menus déroulants) et de revenir à l’affichage par défaut de la base.

2.3. Filtres de recherche avancée

Sous la recherche libre, plusieurs menus déroulants permettent de affiner la sélection des notices affichées. Chaque filtre est facultatif : vous pouvez en combiner plusieurs ou n’en utiliser qu’un.

• Type : limite la recherche à un type précis de document (par exemple : ouvrage, article, image, dossier, etc.).
• Éditeur : filtre les notices selon l’éditeur renseigné.
• Rubrique / Sous-rubrique : permet de restreindre la recherche à une rubrique thématique et, si besoin, à une sous-rubrique plus précise.
• Thématique : sélectionne une thématique transversale du fonds.
• Parcours : filtre selon un parcours pédagogique ou thématique (si cette fonctionnalité est utilisée dans la base).
• Collections : limite l’affichage à une collection spécifique.
• Sources : permet de filtrer par source d’origine du document (fonds privé, partenariat, numérisation externe, etc.).
• N° d’Inventaire / N° Indice : recherche ciblée sur un numéro d’inventaire ou un indice précis, utile pour retrouver rapidement une notice déjà identifiée.
• Statut : filtre les notices selon leur statut (ex. : actif, brouillon, archivé, selon configuration).
• Trier par : choisit l’ordre d’affichage des résultats (titre, date, inventaire, etc. – options configurables).

Après avoir défini un ou plusieurs filtres, cliquez sur « Rechercher » pour actualiser la liste des notices.

2.4. Menu « Outils »

Le menu Outils, situé dans la barre de navigation, donne accès à plusieurs fonctions techniques réservées aux administrateurs :

• Cache : gestion du cache de l’application (rafraîchissement des listes, pages et vignettes mises en cache).
• Médiathèque : accès à la bibliothèque de fichiers (images, documents, couvertures…) utilisée dans le fonds.
• Purge : outils de nettoyage (suppression de fichiers temporaires, anciens caches ou éléments marqués pour suppression, selon configuration).
• Rech./Rempl. : module de recherche et remplacement global, permettant de corriger en masse un libellé, un auteur, un mot-clé, etc.
• Purge Cover : nettoyage spécifique des couvertures ou vignettes non utilisées (optimisation de l’espace disque).
• Sauv. Auto : accès aux sauvegardes automatiques de la base (restauration rapide en cas de problème ou retour en arrière).

Important : certaines fonctions du menu « Outils », notamment les options de purge et de restauration, peuvent avoir un impact important sur les données. Elles sont à réserver aux administrateurs expérimentés ⚠️.

3. Gestion du système de Cache ⚡

Le module Gestion du Cache permet de contrôler et d’optimiser le cache interne de l’application. Le cache est utilisé pour accélérer l’affichage des pages, réduire le temps de chargement et diminuer la charge du serveur. Cette section donne un aperçu du poids total occupé, du nombre de fichiers mis en cache, ainsi que des actions de nettoyage possibles.

3.1. Informations affichées

L’écran présente plusieurs indicateurs importants :

• Poids total du cache : quantité d’espace disque actuellement occupée par les fichiers en cache. Exemple : 33.45 Mo.
• Nombre de fichiers dans le cache : total des fichiers générés automatiquement par le système pour accélérer l’application. Exemple : 524 fichiers.

Ces valeurs permettent d’évaluer la pertinence de vider le cache (notamment lorsque le volume devient important ou après de grosses mises à jour des données).

3.2. Bouton « Supprimer le Cache »

Le bouton « Supprimer le Cache » lance une procédure automatique supprimant l'intégralité des fichiers stockés dans le dossier de cache (miniatures, caches HTML, fichiers temporaires…).

Après confirmation :

• tous les fichiers du cache sont supprimés ;
• l’application régénérera automatiquement les fichiers nécessaires lors des prochaines visites ;
• le site peut être légèrement plus lent durant quelques secondes lors de la première navigation après la purge (reconstruction automatique).

Attention : cette action est sans danger pour le contenu du fonds documentaire, mais supprime tous les fichiers temporaires. À utiliser lorsque :

• une mise à jour du contenu ou de la configuration ne s’affiche pas correctement ;
• le cache devient trop volumineux ;
• le système semble utiliser d’anciennes versions de pages, images, ou vignettes.

Une fois le cache supprimé, un message de confirmation s’affiche (selon la configuration de ton module) et les indicateurs se mettent à jour ✅.

3.3. Bonnes pratiques

• Effectuez une purge du cache après des mises à jour importantes du fonds.
• Évitez de supprimer le cache trop fréquemment : l’optimisation repose sur sa présence.
• En cas de problème d’affichage (images non mises à jour, pages anciennes affichées), supprimer le cache règle généralement l’anomalie.

Note : La suppression du cache n’efface aucun document du fonds documentaire. Elle ne concerne que les fichiers temporaires.

4. Gestion de la Médiathèque 🖼️

La Médiathèque est l’espace central permettant de gérer l’ensemble des fichiers utilisés dans le Fonds Documentaire : images (couvertures, illustrations), PDF, documents divers, scans, etc. Cet outil permet de téléverser, organiser, renommer, dupliquer, supprimer ou encore vérifier l’usage des fichiers dans la base.

4.1. Barres de filtrage et recherche

En haut de la médiathèque, plusieurs filtres permettent d’affiner l’affichage :

• Type : limite l’affichage à un type de fichier particulier (images, PDF, fichiers divers…).
• Dossier : filtre en fonction du répertoire courant (ex. : /couvertures, /pdf, /upload/image…).
• Recherche : champ libre permettant de rechercher un fichier par son nom.
• Bouton « Filtrer » : applique les filtres sélectionnés.
• Bouton « Re-indexer » : force le système à reconstruire l’index interne de la médiathèque (en cas de modification manuelle ou d’erreurs d’affichage).

Une section Accès rapide donne accès instantanément aux répertoires les plus utilisés : Couvertures, Images, PDF.

4.2. Ajout de fichiers (upload)

Au centre de l’écran se trouve une grande zone de téléversement :

• Glisser-déposer : déposez simplement vos fichiers dans la zone.
• Ou cliquez sur parcourir… pour sélectionner des fichiers depuis votre ordinateur.
• Destination : indique le dossier dans lequel les fichiers seront enregistrés.

Une fois envoyés, les fichiers apparaissent automatiquement dans la liste, triés par date.

4.3. Présentation des fichiers

Chaque fichier apparaît sous forme de vignette avec plusieurs informations :

• Aperçu de l’image ou icône du fichier.
• Nom du fichier (ex. couverture_682f04e721a43.jpg).
• Taille (ex. 10.4 KB).
• Date et heure d’ajout.
• État d’usage : • « utilisé » : le fichier est associé à au moins une notice.

4.4. Actions possibles sur chaque fichier

Sous chaque vignette, plusieurs actions sont disponibles :

• Ouvrir : affiche le fichier dans un nouvel onglet.
• Télécharger : télécharge le fichier vers votre ordinateur.
• Renommer : modifie le nom du fichier sans changer son lien interne.
• Dupliquer : crée une copie exacte du fichier dans le même dossier.
• Indicateur « utilisé » : vérifie si le fichier est actuellement associé à une notice du fonds documentaire.

4.5. Sélection multiple & suppression

Chaque fichier peut être sélectionné via une case à cocher située en haut de sa vignette.

• Cochez un ou plusieurs fichiers.
• Utilisez le bouton « Supprimer la sélection » pour les effacer.

Attention : les fichiers marqués comme « utilisés » ne doivent être supprimés que si vous êtes certain qu’ils ne sont plus nécessaires. La suppression est définitive et retire le fichier du serveur.

4.6. Création de dossiers

Un champ en bas à droite permet de créer un nouveau dossier dans la médiathèque :

• Indiquez un nom de dossier.
• Cliquez sur Créer.

Le dossier devient immédiatement accessible dans la liste et dans les accès rapides (si configurés).

4.7. Bonnes pratiques

• Utilisez des noms de fichiers explicites pour faciliter les recherches.
• Rangez vos images dans des dossiers thématiques (couvertures, pdf, scans…).
• Supprimez régulièrement les fichiers inutilisés pour alléger le serveur.
• Évitez les caractères spéciaux dans les noms de fichiers.

La Médiathèque agit comme un « disque dur interne » de l’application. La bonne organisation de cet espace garantit la cohérence des documents du Fonds Documentaire 😊.

5. Gestion des imports — Purge des fichiers data 🧹

Cette section permet de gérer les fichiers utilisés lors de l’importation de données dans le Fonds Documentaire (CSV, XML, fichiers temporaires, fichiers de verrouillage .lock, etc.). Elle sert principalement à supprimer les anciens fichiers d’import pour garder un espace de travail propre et éviter les doublons.

5.1. Liste des fichiers disponibles

Tous les fichiers présents dans le dossier d’import apparaissent sous forme de tableau. Chaque ligne correspond à un fichier pouvant être téléchargé ou supprimé.

• Nom du fichier : nom exact du fichier d’import (ex. inventaire.csv, inventaire.xml.lock).
• Date de modification : dernière date et heure de création ou d’édition.
• Télécharger : permet de récupérer le fichier sur votre poste.
• Supprimer : case à cocher pour marquer le fichier en vue de suppression.

Le tableau permet également un tri par colonne : cliquez sur l’intitulé Nom du fichier ou Date de modification pour réordonner les fichiers.

5.2. Fichiers typiques rencontrés

• .csv : fichiers d’import d’inventaire ou de notices.
• .xml : fichiers de structure ou d’inventaire exportés par l’application.
• .lock : fichiers créés automatiquement pour éviter un double-import ou une écriture concurrente. Ils peuvent être supprimés lorsqu’aucune opération d’import n’est en cours.

5.3. Suppression des fichiers sélectionnés

Pour supprimer un ou plusieurs fichiers :

1. Cochez la case située à droite de chaque fichier que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur le bouton « Supprimer les fichiers sélectionnés ».

Attention : la suppression est immédiate et définitive. Assurez-vous que les fichiers ne sont plus nécessaires avant de procéder.

Une fois supprimés, les fichiers disparaissent de la liste et libèrent de l’espace dans le dossier d’import.

5.4. Bonnes pratiques

• Supprimez régulièrement les anciens fichiers d’import afin d’éviter l’encombrement du dossier.
• Conservez une copie locale des fichiers importants avant suppression si vous prévoyez une réutilisation.
• Effacez les fichiers .lock uniquement lorsque vous êtes certain qu’aucune opération d’importation n’est en cours.
• En cas de doute sur un fichier, utilisez le lien Télécharger pour le consulter avant suppression.

Cette zone concerne exclusivement les fichiers bruts d’import. Elle ne modifie en aucun cas les données déjà enregistrées dans la base documentaire.

6. Gestion des données de la base documentaire 🔍

L’outil « Gestion des données de la base documentaire » permet d’effectuer des opérations globales sur les notices : recherche / remplacement de texte et modifications conditionnelles de champs (balises). Il s’adresse aux administrateurs qui doivent corriger ou harmoniser des informations sur un grand nombre de documents.

6.1. Rechercher et remplacer dans la base

La partie supérieure de l’écran permet d’effectuer un recherche / remplacement classique.

Sélectionnez une balise

Choisissez dans la liste déroulante le champ à traiter (par exemple : Titre, Inventaire, Auteur, etc.).

Texte à rechercher

Saisissez le texte à trouver dans la balise sélectionnée.

Texte de remplacement

Indiquez le texte qui remplacera la valeur trouvée. Si ce champ est laissé vide, l’outil peut servir à vider la valeur correspondante (selon la configuration).

Plusieurs options permettent d’affiner l’opération :

• Rechercher dans toutes les balises : si cette case est cochée, la recherche s’effectue dans l’ensemble des champs, et non plus uniquement dans la balise choisie.
• Insensible à la casse : ignore la différence entre majuscules et minuscules.
• Ignorer les accents : considère « e », « é » et « è » comme équivalents.
• Expression régulière : interprète le texte recherché comme une expression régulière (mode avancé réservé aux utilisateurs expérimentés).
• Aperçu (dry-run) : lance une simulation sans modifier réellement la base, pour voir combien de notices seraient impactées.

Cliquez sur le bouton « Rechercher et Remplacer » pour lancer l’opération. Si l’option Aperçu est cochée, un récapitulatif est affiché sans appliquer les changements ; sinon, les modifications sont directement enregistrées dans la base.

6.2. Mode conditionnel

Le Mode conditionnel permet d’appliquer une action uniquement sur les notices répondant à un ou plusieurs critères. Cette partie fonctionne en deux étapes : définir un filtre (Quand…) puis choisir l’action à appliquer.

6.2.1. Définition des critères (bloc « Quand… »)

Dans la section Quand…, vous définissez la ou les conditions qui doivent être vraies pour qu’une notice soit modifiée.

• Balise : champ sur lequel porte le critère (ex. Inventaire, Titre, Auteur…).
• Opérateur : liste déroulante proposant différents comparateurs : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, finit par, >, <, etc.
• Valeur : valeur référence à comparer (texte ou numéro).

Le bouton + critère permet d’ajouter d’autres conditions. Vous pouvez choisir entre :

• Tout (AND) : toutes les conditions doivent être vraies ;
• Au moins un (OR) : une seule condition vraie suffit.

Le bouton – à droite d’un critère permet de le supprimer.

6.2.2. Action à appliquer

Une fois les critères définis, vous choisissez l’action à appliquer aux notices correspondantes :

Action

Permet de définir le type de modification à effectuer (par exemple : Définir une nouvelle valeur pour un champ). D’autres actions peuvent être disponibles selon la configuration.

Balise cible

Champ qui sera modifié lorsque les conditions sont remplies (ex. Inventaire, Titre, Thématique…).

Valeur

Nouvelle valeur à affecter à la balise cible.

Comme pour la recherche / remplacement, des options Insensible à la casse et Ignorer les accents peuvent être activées pour contrôler la façon dont les comparaisons sont effectuées.

Cliquez sur « Appliquer la règle » pour lancer le traitement. Les notices correspondant aux critères seront alors modifiées en une seule fois.

6.3. Précautions d’usage

• Commencez toujours par un aperçu (dry-run) lorsque c’est possible, afin de vérifier le nombre de notices impactées.
• Documentez les règles importantes appliquées (date, critères, action réalisée) pour garder une trace des modifications massives.
• Si l’option existe dans votre installation, effectuez une sauvegarde de la base avant une opération importante.

Cet outil est extrêmement puissant pour corriger des erreurs systémiques (mauvais format d’inventaire, libellés incohérents, harmonisation des titres, etc.). Il doit toutefois être utilisé avec prudence, car une règle mal définie peut modifier un grand nombre de notices en une seule fois ⚠️.

7. Gestion des couvertures documents 🧾

Ce module permet d’identifier et de supprimer automatiquement les couvertures non utilisées dans le Fonds Documentaire. Il s’agit généralement d’images anciennes, remplacées ou ajoutées par erreur, qui ne sont plus liées à aucune notice.

7.1. Suppression des couvertures non utilisées

Lorsque la page est chargée, l’application analyse le dossier des couvertures et compare chacune d’elles avec la base documentaire pour déterminer si elle est encore liée à une notice.

Si aucune image orpheline n’est détectée, un message s’affiche :

🎉 Tout est parfait ! Aucune couverture orpheline trouvée. 😊

Dans ce cas, aucune action n’est nécessaire.

7.2. Lorsque des couvertures orphelines existent

Si le système détecte des couvertures non associées à une notice, elles apparaissent dans une liste détaillée comprenant :

• le nom du fichier ;
• sa taille ;
• sa date d’ajout ;
• un aperçu miniature ;
• une case à cocher pour sélectionner les fichiers à supprimer.

Le bouton « Supprimer les couvertures sélectionnées » permet ensuite de nettoyer définitivement ces fichiers.

Attention : seule la suppression des couvertures réellement orphelines est recommandée. Une couverture peut être temporairement non liée si une notice est en cours d’édition ou si un import n’a pas encore été finalisé.

7.3. À quoi sert cette fonctionnalité ?

• Maintenir le dossier couvertures/ propre et léger.
• Éviter l’accumulation de fichiers inutiles ou obsolètes.
• Améliorer la performance du serveur (surtout si de nombreuses images haute résolution sont régulièrement importées).
• Préserver l’organisation interne de la Médiathèque.

7.4. Bonnes pratiques

• Effectuer une purge régulière, surtout après de gros imports d’images.
• Conserver une sauvegarde serveur avant toute suppression massive.
• Vérifier dans la Médiathèque qu’aucune couverture utile n’a été déplacée accidentellement.
• Si vous avez un doute, téléchargez l’image avant suppression.

La suppression des couvertures non utilisées n’affecte pas les notices ni les données du Fonds. Seules les images réellement inutiles sont concernées.

8. Gestion des sauvegardes d’inventaire 💾

Le module Gestion des sauvegardes d’inventaire permet d’accéder aux sauvegardes automatiques du fichier inventaire.xml, de télécharger ces sauvegardes et, si nécessaire, de restaurer une version antérieure de la base d’inventaire.

L’outil est particulièrement utile en cas d’erreur d’import, de mauvaise manipulation, ou pour revenir à une version stable lors d’une maintenance.

8.1. Liste des sauvegardes disponibles

Toutes les sauvegardes automatiques générées par le système sont affichées sous forme de tableau. Chaque ligne correspond à un fichier XML daté.

• Fichier : nom du fichier de sauvegarde (format : inventaire_backup_YYYYMMDD-HHMMSS.xml).
• Date : date et heure exactes de création de la sauvegarde.
• Télécharger : permet de récupérer une copie locale du fichier de sauvegarde.
• Restaurer : remplace l’inventaire actif par cette version.

Les sauvegardes sont classées par date, de la plus récente à la plus ancienne.

8.2. Sélection rapide

Le bouton « Sélectionner tout sauf la plus récente » permet de cocher automatiquement toutes les sauvegardes inutiles, excepté la plus récente (qui est généralement à conserver).

Ce bouton est utile pour effectuer un nettoyage massif en un clic.

8.3. Téléchargement d’une sauvegarde

Le bouton « Télécharger » vous permet de récupérer un fichier XML de sauvegarde sur votre ordinateur. Cette opération est utile pour conserver des archives locales ou analyser la structure du fichier en cas de problème.

8.4. Restauration d’une sauvegarde

Le bouton « Restaurer » permet de remplacer complètement le fichier inventaire.xml actif par la version correspondant à cette sauvegarde.

Attention : La restauration remplace intégralement l’inventaire actif. Toute modification réalisée depuis la date de la sauvegarde sera perdue.

Une confirmation est généralement demandée avant exécution pour éviter les erreurs de manipulation. Après restauration, la base d’inventaire est immédiatement opérationnelle ✅.

8.5. Suppression des sauvegardes sélectionnées

En cochant les cases à gauche des fichiers, vous pouvez supprimer plusieurs sauvegardes d’un coup pour libérer de l’espace ou nettoyer l’historique.

Une fois les fichiers cochés, cliquez sur le bouton « Supprimer les fichiers sélectionnés » (affiché en bas de la page).

Important : La suppression est définitive. Il est conseillé de conserver au moins quelques sauvegardes récentes pour garantir un retour arrière possible.

8.6. Bonnes pratiques

• Conserver toujours la sauvegarde la plus récente en cas de problème inattendu.
• Télécharger régulièrement quelques sauvegardes pour archivage externe.
• Faire une restauration uniquement lorsqu’un problème majeur affecte l’inventaire (erreur système, import corrompu, données manquantes…).
• Utiliser la sélection automatique pour nettoyer les versions anciennes et libérer de l’espace.

Le système de sauvegarde fonctionne de manière automatique. Aucun réglage manuel n’est nécessaire pour générer les fichiers : ils sont créés après certaines actions importantes (imports, modifications massives…).

9. Génération de Sitemaps Google 🌐

Le module Génération de Sitemaps Google permet de créer, consulter, télécharger et gérer les fichiers sitemap utilisés par Google pour indexer correctement les documents et ressources du Fonds Documentaire.

Le système génère un fichier sitemap distinct pour chaque type de contenu (audio, image, livre, texte, vidéo), ce qui facilite l’indexation et améliore la compréhension du site par les moteurs de recherche.

9.1. Gestion des Sitemaps

La liste des sitemaps existants est affichée sous forme de tableau. Pour chaque sitemap, les colonnes suivantes sont présentes :

• Nom du fichier : nom complet du fichier XML généré.
• Type : correspond à la nature des documents contenus (audio, image, livre, texte, vidéo).
• Date de génération : horodatage exact de la création.
• Nombre d’items : nombre total d’entrées listées dans le sitemap.
• Actions :
  • Télécharger : permet de récupérer le sitemap en local.
  • Supprimer : supprime le fichier XML du serveur.

9.2. Régénérer les Sitemaps

Le bouton « Régénérer les Sitemaps » lance un processus qui :

1. analyse tous les documents publics du Fonds Documentaire ;
2. classe les documents par type (audio, image, etc.) ;
3. génère un fichier sitemap dédié pour chaque type ;
4. enregistre les fichiers dans le dossier prévu pour Google.

Important : seuls les documents ayant un statut public sont inclus dans les sitemaps. Les documents en brouillon, archivés ou restreints ne seront pas indexés.

9.3. Téléchargement

Le bouton « Télécharger » permet de récupérer un fichier sitemap pour le consulter, l’archiver ou le transmettre à un outil externe (ex. Search Console).

9.4. Suppression d’un sitemap

Le bouton « Supprimer » permet de retirer un fichier sitemap devenu obsolète, inutile ou erroné. Cette suppression concerne uniquement le fichier sur le serveur et n’affecte pas les documents du Fonds.

Attention : si vous supprimez un sitemap, pensez à le régénérer pour que Google puisse continuer d’indexer correctement vos contenus.

9.5. Pourquoi utiliser des sitemaps ?

Les sitemaps sont essentiels pour :

• faciliter le travail des moteurs de recherche ;
• accélérer l’apparition des nouveaux contenus dans Google ;
• optimiser le SEO en fournissant des URLs structurées et propres ;
• assurer une meilleure indexabilité en cas de volume important de documents.

9.6. Bonnes pratiques

• Régénérez les sitemaps après chaque gros ajout de contenu.
• Surveillez le nombre d’items pour vérifier qu’aucun document public n’est manquant.
• Supprimez les anciens fichiers pour éviter la confusion ou l’envoi de fichiers obsolètes.
• Ajoutez les sitemaps dans Google Search Console pour optimiser leur prise en charge.

Les sitemaps générés respectent le format XML standard Google Sitemap, garantissant une compatibilité totale avec les moteurs de recherche.

10. Gestion des utilisateurs 👥

Le module Gestion des utilisateurs permet à l’administrateur de créer de nouveaux comptes, de gérer les rôles et de modifier les informations des utilisateurs existants (mot de passe, identité, etc.).

10.1. Ajouter un utilisateur

Le formulaire « Ajouter un utilisateur » sert à créer manuellement un nouveau compte dans l’application.

Nom d’utilisateur

Identifiant de connexion (username). Il doit être unique et ne pas contenir de caractères spéciaux problématiques (espaces, accentuation, etc. selon la politique locale).

Mot de passe

Mot de passe d’accès au compte. Le bouton en forme d’œil à droite du champ permet d’afficher/masquer temporairement le mot de passe pour vérifier la saisie.

Rôle

Rôle attribué à l’utilisateur (par défaut : Utilisateur). Les rôles disponibles sont :

• visiteur : accès lecture seule (consultation), pas d’ajout, de modification ni de suppression.
• utilisateur : modification de fiches, ajout de fiches, gestion du cache.
• administrateur : accès à toutes les fonctions (configuration, gestion des utilisateurs, outils avancés, etc.).

Email

Adresse e-mail associée au compte (validation, notifications, récupération de mot de passe…).

Prénom / Nom

Informations d’identité de l’utilisateur, utilisées notamment pour l’affichage dans l’interface ou les e-mails.

Nom affiché

Nom public qui sera affiché dans l’interface (ex. Prénom Nom).
Si ce champ est laissé vide, le système utilisera automatiquement « Prénom Nom » si disponibles, sinon le username.

Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer le compte. L’utilisateur sera alors visible dans la Liste des utilisateurs.

10.2. Liste des utilisateurs

La seconde partie de l’écran affiche la liste de tous les comptes présents dans le système, sous forme de tableau.

Un rappel des fonctions des différents rôles est indiqué au-dessus du tableau pour mémoire :

• visiteur : accès lecture seule (consultation).
• utilisateur : modification et ajout de fiches, gestion du cache.
• administrateur : toutes les fonctions.

Le tableau comporte les colonnes principales suivantes :

• Nom d’utilisateur : identifiant de connexion.
• Rôle : rôle actuel (admin, utilisateur, visiteur).
• Date d’inscription : date de création du compte.
• Dernière connexion : date et heure de la dernière connexion connue.
• Email (statut) : adresse e-mail de l’utilisateur avec un indicateur d’état (pastille de couleur : vert pour e-mail validé, rouge pour e-mail non confirmé ou problématique).
• Actions : boutons de gestion du compte.

Une zone Rechercher permet de filtrer la liste à partir d’un nom d’utilisateur, d’une adresse e-mail, etc. Un menu permet également de choisir le nombre d’entrées affichées par page.

10.3. Actions sur un utilisateur

Dans la colonne Actions, plusieurs boutons sont disponibles pour chaque utilisateur :

• Supprimer : supprime le compte utilisateur. À utiliser avec précaution : la suppression est généralement définitive.
• Modifier le mot de passe : ouvre un formulaire simplifié pour définir un nouveau mot de passe sans passer par la procédure « mot de passe oublié ».
• Modifier Rôle : un sélecteur affiche le rôle actuel (Administrateur, Utilisateur, Visiteur). Il permet de changer immédiatement le niveau de droits de la personne.
• Modifier identité : permet de corriger le prénom, le nom, le nom affiché ou l’adresse e-mail d’un compte déjà existant.

Attention : augmenter le rôle d’un utilisateur (ex. le passer de « visiteur » à « administrateur ») lui donne accès à davantage de fonctions sensibles (configurations, gestion des données, outils système…). Réservez le rôle administrateur aux personnes de confiance.

10.4. Bonnes pratiques

• Créer des comptes nominaux (un compte par personne) plutôt que des comptes partagés.
• Encourager l’utilisation de mots de passe forts et uniques.
• Vérifier régulièrement la liste des utilisateurs et supprimer les comptes inutiles.
• Limiter le rôle administrateur à un petit nombre de responsables.

L’ensemble de ces fonctions de gestion des utilisateurs est accessible uniquement aux comptes disposant des droits d’administration.

📊 Statistiques des abonnés

Cette section présente une vue d’ensemble des abonnés enregistrés dans votre plateforme. Les graphiques permettent d’analyser rapidement la répartition des profils ainsi que la provenance géographique des utilisateurs.

1️⃣ Répartition des profils

Un premier graphique en anneau affiche la proportion d’abonnés selon leur profil : Chasseurs et Chercheurs. Chaque segment représente un pourcentage basé sur le nombre d’inscriptions.

• Bleu : Chasseurs
• Rose : Chercheurs

Ce graphique permet d’avoir immédiatement une vision du type de public le plus représenté.

2️⃣ Répartition par départements

Un second graphique en anneau illustre la répartition des abonnés selon leur département de résidence. Le survol d’un segment affiche :

• Le numéro du département
• Le nombre d’abonnés
• Le pourcentage correspondant

Ce graphique est utile pour analyser la portée locale ou nationale de la plateforme.

📝 Formulaire de saisie d’un document

Ce formulaire permet d’ajouter ou de modifier une notice dans le fonds documentaire. Les champs obligatoires sont indiqués dans l’interface (mention « Obligatoire » ou rappel en rouge).

1️⃣ Identification du document

Inventaire (unique et obligatoire)

Numéro d’inventaire interne du document. Il doit être unique dans la base : deux notices ne peuvent pas partager le même numéro.
👉 En général, ce numéro est proposé automatiquement par le système. Ne le modifiez que si vous savez ce que vous faites.

Indice de rangement

Code interne utilisé pour le classement physique (cote de bibliothèque, emplacement en réserve, etc.).
Exemples : A-12, HIS-3B, Rev-2025-04.

Statut

État de publication de la notice :

• Brouillon : notice en cours de rédaction, non visible sur le site public.
• Publié (ou équivalent) : notice validée et visible dans le fonds en ligne.
• Éventuellement : autres statuts propres à l’application (archivé, masqué, etc.).

Réservation

Indique si le document est réservable (consultation, prêt, etc.). Choix possibles : Oui / Non.

Boutique

Permet de préciser si l’élément est également disponible à la vente (boutique en ligne ou physique). Choix possibles : Oui / Non.

Titre

Titre principal de la notice, tel qu’il sera affiché dans les listes de résultats et sur la fiche détaillée. Utilisez un titre clair et explicite.

Résumé

Zone de texte riche (éditeur WYSIWYG) permettant de saisir un résumé ou une description courte du document :

• Présentation générale du contenu
• Contexte (époque, lieu, enjeu)
• Éventuels éléments de mise en valeur (intérêt historique, rareté, etc.)

Vous pouvez utiliser la mise en forme (gras, italiques, listes…) via la barre d’outils.

2️⃣ Mots-clés, langue et illustration

Mots-clés

Permet d’ajouter des mots-clés thématiques pour améliorer la recherche.

• Si plusieurs mots-clés, les séparer par le caractère | (barre verticale).
• Vous pouvez également utiliser les suggestions proposées en cliquant sur les mots-clés suggérés.
• La zone « Suppression de mots clefs » sert à retirer rapidement un mot-clé existant.

Langue

Langue principale du document. Sélectionnez la langue dans la liste déroulante. L’option « Autre » est utilisée pour les langues non prévues dans la liste.

Illustration

Image associée à la notice (couverture d’ouvrage, photographie, affiche, etc.).

• Le champ affiche le chemin du fichier (ex. upload/media/…).
• Le bouton Médiathèque permet d’ouvrir la médiathèque pour sélectionner une image existante ou en importer une nouvelle.

3️⃣ Informations bibliographiques

Type (obligatoire)

Catégorie principale du document : livre, article, photo, carte postale, affiche, rapport, vidéo, etc. Choisissez le type de document le plus pertinent dans la liste.

Format (obligatoire)

Format matériel ou numérique du document (broché, PDF, JPEG, A4, etc.). Cette information facilite la gestion et la préparation des consultations.

ISBN (facultatif)

Numéro ISBN à 13 chiffres, si le document est un ouvrage publié avec ISBN.
Exemple : 9781234567890.

Auteur

Auteur principal du document.

• Sélectionner un auteur existant dans la liste déroulante.
• Si plusieurs auteurs, vous pouvez utiliser le champ « Autre » ou les conventions internes prévues.

Éditeur

Maison d’édition ou organisme responsable de la publication. Sélectionnez un éditeur existant dans la liste ou complétez selon les options prévues par l’application.

4️⃣ Dates, classements et thématiques

Année

Année de publication, de réalisation ou de production du document (format AAAA). Exemple : 1936.

Date de soumission

Date à laquelle la notice a été créée dans le système. Elle est généralement remplie automatiquement, mais peut être ajustée si nécessaire.

Date de modification

Permet de consigner la dernière mise à jour de la notice. Utilisez le sélecteur de date pour la modifier le cas échéant.

Licence

Type de licence associé au document (droits d’utilisation et de diffusion) : par exemple « Tous droits réservés », « Creative Commons », etc. Sélectionnez une licence dans la liste déroulante.

Rubrique / Sous-Rubrique

Classement éditorial utilisé pour organiser les documents sur le site :

• Rubrique : thème principal (ex. Histoire locale, Patrimoine, Iconographie…)
• Sous-Rubrique : sous-découpage plus précis à l’intérieur de la rubrique.

Thématique

Thème transversal permettant de regrouper des documents partageant le même sujet (ex. « Première Guerre mondiale », « Architecture rurale », etc.).

Parcours

Associe le document à un parcours (exposition virtuelle, parcours pédagogique, visite guidée thématique…). Choisissez un parcours existant si vous souhaitez intégrer la notice dans un itinéraire spécifique.

Collections

Permet de rattacher la notice à une collection (fonds particulier, don, legs, ensemble thématique, etc.). Sélectionnez la collection appropriée dans la liste.

5️⃣ Sources et média associé

Sources

Indique une source documentaire ou institutionnelle associée au contenu (site de référence, archive, ouvrage, etc.). Sélectionnez une source dans la liste déroulante.

URL Site Source

Adresse web du site d’origine ou de la ressource de référence. Saisissez une URL complète (par ex. https://www.exemple.org/...).

Média associé

Permet de lier un média complémentaire à la notice (par exemple une vidéo, un fichier audio, un PDF, etc.). Deux options sont possibles :

• URL : le média est hébergé à l’extérieur (YouTube, Vimeo, site partenaire…).
• Fichier : le média est un fichier déposé sur votre serveur (selon les options techniques de l’application).

URL Média

Champ utilisé lorsque l’option URL est sélectionnée :

• Pour une vidéo YouTube, renseignez par exemple uniquement l’identifiant (ex. dQw4w9WgXcQ) si c’est la convention choisie.
• Pour d’autres plateformes, saisissez l’URL complète du média.

6️⃣ Enregistrement de la notice

Une fois tous les champs pertinents renseignés :

• Vérifiez le statut (Brouillon si vous n’êtes pas prêt à publier, ou statut public selon vos règles).
• Contrôlez le numéro d’Inventaire et l’Indice de rangement.
• Validez en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Le système mettra à jour le fichier XML du fonds documentaire et la notice sera disponible dans les interfaces de consultation selon son statut ✅.